Abstim­mungs­ge­spräch und Erst­mus­ter­prüf­be­richt (EMPB): Miss­ver­ständ­nis­se vermeiden

Vor Beginn der Zusam­men­ar­beit müs­sen Kun­de und Anbie­ter sicher­stel­len, dass sie die Pro­jekt­an­for­de­run­gen auf die glei­che Wei­se inter­pre­tie­ren. Andern­falls kann es pas­sie­ren, dass der Anbie­ter eine Lösung ent­wirft, die nicht den Qua­li­täts- oder Funk­ti­ons­an­sprü­chen des Kun­den ent­spricht. Das Abstim­mungs­ge­spräch soll die­sen Ärger vermeiden.

In der Regel fin­det das Abstim­mungs­ge­spräch kurz nach Auf­trags­ein­gang statt. Auch ein frü­he­rer Zeit­punkt ist mög­lich, z. B. kurz nach­dem der Kun­de erst­mals Kon­takt mit dem Lie­fe­ran­ten auf­ge­nom­men hat. In die­sem Fall ist das Abstim­mungs­ge­spräch Teil der ver­trieb­li­chen Beratung.

Der Fokus des Gesprächs hängt von der Auf­ga­ben­stel­lung ab. Ver­fügt der Kun­de bereits über detail­lier­te Kon­struk­ti­ons­zeich­nun­gen, ist die Abstim­mung eher eine Prü­fung der Umsetz­bar­keit durch den Anbie­ter, ergänzt von even­tu­el­len Optimierungsvorschlägen.

Wen­det sich der Kun­de dage­gen mit einer Rei­he von Anfor­de­run­gen an einen Pro­du­zen­ten, nimmt das Abstim­mungs­ge­spräch den Cha­rak­ter einer Bera­tung an. Der Anbie­ter beur­teilt die Anfor­de­run­gen, stellt Rück­fra­gen und schlägt dem Kun­den eine pas­sen­de Lösung vor.

In bei­den Fäl­len steht die Ent­wick­lung einer gemein­sa­men Ziel­vor­stel­lung im Vor­der­grund. Kun­de und Anbie­ter eini­gen sich dar­auf, wie die zu pro­du­zie­ren­de Kom­po­nen­te aus­se­hen soll und wel­che Eigen­schaf­ten sie auf­wei­sen muss. Sinn des Gan­zen ist, Miss­ver­ständ­nis­se und über­flüs­si­ge Kor­rek­tur­schlei­fen zu ver­mei­den. Die­se kön­nen durch simp­le Kom­mu­ni­ka­ti­ons­feh­ler ent­ste­hen (Kun­de meint A, Lie­fe­rant ver­steht B) oder durch fal­sche Annah­men, die nicht auf­ge­klärt wer­den (Kun­de meint, A wäre selbst­ver­ständ­lich und müss­te im Las­ten­heft nicht extra auf­ge­führt werden).

Gera­de die zwei­te Vari­an­te tritt im Gum­mi- und Kunst­stoff­be­reich rela­tiv häu­fig auf. Vie­le Unter­neh­men über­tra­gen ihre Erfah­run­gen mit Metal­len auf ande­re Werk­stof­fe, obwohl dies nicht der Rea­li­tät ent­spricht. Zum Bei­spiel sind stren­ge Tole­ran­zen im Metall­be­reich kein Pro­blem, mit Gum­mi aber kaum umsetzbar.